הדרך היעילה ביותר להפחית ביטולים ואי-הגעה היא שילוב של שלושה דברים: מדיניות ביטול ברורה שהמערכת אוכפת, רשימת המתנה שממלאת מקומות שהתפנו, ותזכורת לפני השיעור. אלה שבע דרכים מעשיות לעשות את זה.
1. קבעו מדיניות ביטול ותנו למערכת לאכוף אותה
החליטו עד כמה שעות לפני השיעור מותר לבטל עם החזר כניסה, וכתבו את זה בתקנון. במדידייט מגדירים את שעות המינימום לפני החזר בהגדרות, ותלמיד שמבטל מאוחר יותר לא מקבל את הכניסה בחזרה, בלי שתצטרכו להסביר כל פעם מחדש.
2. החליטו מי מאשר החזרים
אפשר לכבות זיכוי עצמי. אז תלמיד שרוצה לבטל שולח בקשת ביטול, אתם מקבלים מייל והתראה, ומחליטים אם לאשר. זה שימושי במיוחד בשיעורים קטנים או יקרים, שבהם כל ביטול מורגש.
3. הפעילו רשימת המתנה
שיעור מלא הוא ההזדמנות הטובה ביותר שלכם. כשמתפנה מקום, מי שברשימת ההמתנה מקבל התראה ויכול לתפוס אותו מהאפליקציה. אפשר גם להעביר תלמיד מהרשימה לשיעור בעצמכם.
4. שלחו תזכורת לפני השיעור
הרבה אי-הגעות הן פשוט שכחה. אוטומציית תזכורת שיעור שולחת לנרשמים תזכורת במייל ובהתראה לפני השיעור, ונותנת להם הזדמנות לבטל בזמן ולפנות מקום למי שמחכה.
5. הפכו תלמידים קבועים לרשומים מראש
תלמיד שמגיע כל שבוע לאותו שיעור לא צריך להירשם מחדש בכל פעם. מסמנים אותו כקבוע, ועם רישום אוטומטי לשיעורים חוזרים הוא נרשם ומנוקב מראש. כך המקום שלו שמור, ואתם רואים מראש כמה יגיעו.
6. קבעו מינימום משתתפים
לשיעור שלא כדאי לקיים עם מעט אנשים, מגדירים מינימום משתתפים נדרש. אם צריך לבטל שיעור, אוטומציית ביטול שיעור מעדכנת את הנרשמים במייל ובהתראה.
7. עקבו אחרי מי שהפסיק להגיע
אי-הגעה חוזרת היא לפעמים סימן ראשון לתלמיד שעומד לעזוב. אוטומציית חוסר פעילות שולחת הודעה לתלמיד שלא הגיע תקופה מסוימת, ובעמוד התלמידים אפשר לסנן מי פעיל ומי לא, ומי שאין לו תכנית פעילה, ולחזור אליהם עם הצעה.
לסיכום
אין צורך בכל השבעה ביום הראשון. התחילו ממדיניות ביטול ורשימת המתנה, הוסיפו תזכורת שיעור, ובדקו אחרי חודש כמה מקומות התמלאו מחדש. כל ההגדרות האלה כלולות במנוי של 208₪ לחודש, בלי תוספות.
איך מגדירים בפועל: מדיניות הרשמה וביטול וניהול תלמידים ושיעורים. כל היכולות: יכולות מדידייט.