מעבר למערכת ניהול סטודיו חדשה בלי לאבד תלמידים: מדריך צעד אחר צעד

מעבר למערכת ניהול סטודיו חדשה מצליח כשעושים אותו בסדר הנכון: קודם מגדירים את הסטודיו ואת התכניות, אחר כך מייבאים את התלמידים ומשייכים לכל אחד את מה שיש לו היום, ורק בסוף מזמינים את התלמידים לאפליקציה. כך ביום הראשון כולם מוצאים את מערכת השעות, ואף אחד לא מאבד כניסות שכבר שילם עליהן.

1. בוחרים תאריך מעבר

הכי פשוט לעבור בתחילת חודש, כשרוב המנויים מתחדשים ממילא. תנו לעצמכם שבוע או שבועיים להגדרות לפני התאריך, והשאירו את המערכת הישנה פעילה עד שהתלמידים עוברים.

2. מגדירים את הסטודיו

פרטי העסק, סוג העסק, מדיניות ההרשמה והביטול, הצהרת בריאות ותקנון. כדאי להעתיק את החוקים שהתלמידים כבר מכירים, כדי שהמעבר ירגיש להם טבעי. ההגדרות מפורטות במדריך הגדרות הסטודיו.

3. יוצרים את התכניות ואת מערכת השעות

צרו את הכרטיסיות והמנויים שאתם מוכרים היום, באותם מחירים, מספר כניסות ותוקף, ואז את השיעורים החוזרים עם הקיבולת והמורים. החליטו מראש אם המנויים נספרים לפי חודש קלנדרי או 30 יום.

4. מייבאים את התלמידים

במדידייט מורידים תבנית אקסל, ממלאים שם פרטי, שם משפחה, אימייל וטלפון, ומעלים את הקובץ. לפני הייבוא מוצגת תצוגה מקדימה עם שורות תקינות, אזהרות ושגיאות, ותלמיד שכבר יש לו חשבון במדידייט מקושר ולא נוצר פעמיים. טיפ: נסו קודם קובץ עם שתיים או שלוש שורות.

5. משייכים לכל תלמיד את מה שיש לו היום

זה הצעד שהכי חשוב לא לדלג עליו. לכל תלמיד משייכים את התכנית הנוכחית שלו ומעדכנים את הכניסות שנותרו ואת תאריך התפוגה, כך שיתאימו בדיוק למצב במערכת הישנה.

6. מעבירים את המנויים המתחדשים

למי שמשלם מנוי חודשי בהוראת קבע, שולחים בקשת תשלום, אפשר לכמה תלמידים יחד. התלמיד משלם פעם אחת בכרטיס, ומשם החיוב האוטומטי ממשיך במדידייט. זכרו לבטל את החיוב במערכת הישנה רק אחרי שהתשלום החדש נכנס.

7. מזמינים את הצוות

מורים, קבלה ומנהלים מקבלים הזמנה עם תפקיד והרשאות. התפקיד הוא רק תווית; ההרשאות קובעות מה כל אחד רואה ועושה.

8. מזמינים את התלמידים

כשהכל מוכן, מוודאים שהזמנות במייל לתלמידים פעילות. התלמידים מורידים את אפליקציית מדידייט, נכנסים ורואים את מערכת השעות שלכם, עם הכניסות שכבר שילמו עליהן. מי שלא רוצה להתקין אפליקציה יכול להירשם ולשלם מהדפדפן.

כמה זמן זה לוקח?

לסטודיו קטן או בינוני, ההגדרות והייבוא לוקחים בדרך כלל כמה שעות של עבודה, ואפשר לפרוס אותן על כמה ימים. שעת הדרכה בזום כלולה במנוי, ו-14 ימי הניסיון החינמיים מספיקים כדי לבנות הכל לפני שמשלמים. אחרי הניסיון המחיר הוא 208₪ לחודש, כולל מע״מ, בלי דמי הקמה.

המדריך המלא עם צילומי מסך: הקמה ותחילת עבודה עם סטודיו פעיל. ולמה עסקים עוברים: למה מדידייט.